Mengamankan Data Perusahaan dari File Bersama Saat Karyawan Resign

by -1 views
mengamankan-data-perusahaan-dari-file-bersama-saat-karyawan-resign

Dalam sebuah perusahaan, karyawan resign merupakan hal yang wajar. Namun, di sini yang harus diperhatikan adalah bagaimana perusahaan melindugi data  fitur shared drive yang selama ini diakses oleh karyawan tersebut. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan dan merugikan, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan berikut ini.

Buat Kebijakan Penghapusan Akses dari Karyawan yang Resign

Photo: TrainingIndustry

Sebagai langkah awal, pihak perusahaan harus membuat kebijakan dan aturan yang jelas mengenai pengelolaan data file sharing bersama dari karyawan yang resign. Hal ini bisa dilakukan dengan diperkuat adanya surat kontrak atau perjanjian yang sah. 

Tujuannya adalah sebagai bukti yang mengikat apabila karyawan yang telah resign tersebut berbuat tindakan yang melanggar hukum dengan memanfaatkan data dari  fitur shared drive perusahaan, maka dapat dilakukan tindakan lebih lanjut.

Membatasi Akses Fitur Shared Drive

Photo: Pinterest

Cara berikutnya adalah dengan membatasi akses fitur shared drive perusahaan. Di sini, para admin hanya dapat membagikan akses data yang dibutuhkan untuk karyawan-karyawan tertentu saja. Misalnya dengan menggunakan metode enkripsi data maupun metode autentikasi dua langkah.

Pembatasan juga dilakukan untuk penggunaan hardware maupun software dari pihak luar. Sebab, itu akan memungkinkan para pengguna untuk mentransfer data dan menyebarkannya kembali. Ada baiknya pula perusahaan mempertimbangkan penggunaan konfigurasi firewall pada file berbagai seperti Microsoft 365 agar semakin aman saat digunakan para karyawan.

Tetapkan Pihak yang Dapat Mengelola Fitur Shared Drive

Photo: Pexels

Menyambung dari poin di atas sebelumnya, di sini admin harus selektif dan memilah pihak mana saja yang dapat mengelola fitur shared drive perusahaan. Dengan kata lain, jika data itu penting nantinya admin hanya mematikan akses karyawan saja, tanpa harus menghapus semua data-data karyawan yang sudah resign tersebut bila sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan perusahaan.

Meski ini sebenarnya langkah yang dibilang cara lama, namun dalam praktiknya hal tersebut cukup efektif. Jangan lupa, dalam menentukan pihak siapa saja yang dapat mengelola fitur shared drive tim IT perusahaan sebaiknya berkonsultasi pula dengan divisi lain. Misalnya saja dengan pihak legal, personalia, dan tim audit. 

Sistem Keamanan Sharing File yang Aman

Photo: Pexels

Selain hal-hal di atas, Anda juga harus memastikan sistem keamanan fitur shared drive di perusahaan aman. Memang, sekilas fitur ini mungkin akan nampak baik-baik saja. Akan tetapi, ada beberapa fitur yang mengharuskan Anda untuk mengupdate maupun mengupgrade secara berkala.

Dengan begitu, keamanannya akan semakin baik. Sebab, jika Anda tidak segera melakukan pembaruan dan sistem keamanan masih menggunakan versi lama, maka hal itu bisa menjadi celah bagi kebocoran data penting perusahaan ke publik dan dapat merugikan.

Penutup

Photo: Pexels

Setidaknya itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga dan mengamankan data perusahaan dari fitur shared drive. Dari ulasan di atas dapat disimpulkan bahwa mengecek secara berkala fitur berbagi dokumen di perusahaan adalah hal penting. Terlebih jika karyawan Anda resign dan masih memiliki akses di fitur tersebut.

Dengan membatasi dan mematikan akses kepada mantan karyawan tersebut, hal itu akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Misalnya saja mencegah kebocoran data penting perusahaan dari tindakan yang merugikan seperti phising maupun kejahatan fraud.  Meskipun mantan karyawan tersebut tidak melakukan hal demikian, bisa saja akun yang dimilikinya dibajak oleh pihak yang tak bertanggungjawab dan membobol data peruashaan dengan akun mantan karyawan tadi.

Agar Anda lebih nyaman dalam menggunakan fitur shared drive, sebaiknya pilih produk dengan keamanan tinggi di vendor penyedia layanan yang terpercaya. Salah satunya adalah Google Workspace di EIKON Technology. Kami menyediakan produk Google terbaik dengan lisensi langsung dari pihak Google pusat. Untuk informasi lebih lanjut Anda bisa hubungi CS kami dengan cara klik di sini.

Leave your vote

333 Points
Upvote Downvote

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *